BAGAIMANA
CARA MENYUSUN SEBUAH ACARA?
Menyusun
sebuah acara bukanlah suatu hal yang mudah untuk dilakukan. Banyak persiapan
dan detail kecil yang harus diperhatikan dalam merangkai sebuah acara sehingga
acara tersebut dapat terselenggara secara baik dan berkualitas.
Informasi
ini merupakan pengalaman saya sendiri sewaktu kelas 2 SMA saat terpilih menjadi
seorang ketua pelaksana sebuah acara apresiasi seni sekolah “JAM SASTRA SENI
BUDAYA SMANSA” yang bisa saya
kategorikan sebagai acara yang tergolong besar dan rumit
Pengalaman
ini merupakan salah satu pengalaman penting dan bermanfaat bagi saya selama aktif
berorganisasi di sekolah.
Tidak
jarang banyak orang-orang yang bingung untuk membuat sebuah acara. Entah karena
bingung harus mengawali rencana acara darimana hingga bingung bagaimana cara
menyusun sebuah acara. Oleh karena itu dalam artikel ini saya ingin berbagi
pengalaman pribadi saya kepada para pembaca.
Berikut tahapan untuk memulai
menyusun sebuah acara :
1.
MEMBENTUK
KEPANITIAAN
Tahapan ini adalah tahapan paling dasar
ketika kita ingin membuat suatu acara. Tidak mungkin acara akan berjalan lancer
apabila tidak ada yang melaksanakan dan menjadi otak dalam sebuah acara.
Untuk membuat struktur kepanitiaan,
sebelumnya kalian harus menganalisis kemungkinan apa saja divisi yang
dibutuhkan dalam sebuah acara, kepanitiaan bergantung kepada kebutuhan acara
dan tidak baku. Secara umum struktur kepanitian yang wajib ada dalam sebuah
acara adalah : ketua, bendahara,sekretaris. Mengapa wakil ketua tidak saya
tulis? Karena wakil ketua adalah posisi yang opsional tergantung dengan seberapa
beratnya suatu acara, jika dirasakan perlu bisa ditambahkan begitupun dengan
divisi lainnya. Seperti divisi konsumsi, desain dsb.
2.
MENENTUKAN
ANGGOTA KEPANITIAAN
Setelah membuat struktur dalam suatu acara,
maka diperlukan orang-orang yang berkompeten dan memiliki kemampuan dibidangnya.
Dalam tahap ini hal terpenting yang perlu diperhatikan adalah : pilihlah orang
yang berkompeten dan memiliki kemampuan dibidangnya. Kalian terlebih dahulu
harus mengukur dan menanyakan kemampuan calon anggota sehingga pada saat
penyusunan acara para anggota kepanitiaan akan bekerja keras.
Jika memang kamu tidak mengetahui kemampuan si calon,
kamu bisa menanyakan pendapat orang-orang disekitarmu mengenai si calon sehingga
kamu dapat memilih anggota kepanitiaan secara objektif.
3.
MENENTUKAN
3W + 1 H ACARA
Apa yang dimaksud 3W + 1H? yaitu What,where,when
dan how.
a. What
mengartikan apa yang akan ditampilkan dalam sebuah acara termasuk tema sebuah
acara
b. Where,
dimana acara tersebut dilangsungkan termasuk memikirkan bagaimana tata letak
panggung, dekorasi, tempat penonton dsb.
c. When,
kapan acara tersebut dilangsungkan. Rencanakanlah waktu, hari,tanggal,bulan
khususnya jam yang tepat untuk melaksanakan acara hubungkan dengan kualitas
acara. Misalkan konsep acaramu memerlukan banyak efek cahaya maka tentukanlah
waktu pada malam hari. Agar acaramu terlihat lebih artistik.
d. How,
hal ini mengenai bagaimana acara dilangsungkan. Hal ini berkaitan dengan teknis
dan cara menyajikan acara itu sendiri semenarik mungkin. Disini kamu
membutuhkan orang-orang kreatif dan inovasi yang bisa membantumu dalam membuat
sebuah ide bagaimana acara dilangsungkan. Pada intinya orang-orang kreatif merupakan
unsur penting dalam hal ini
4.
MENYUSUN
KEBUTUHAN
Kamu harus mulai menyusun dan mencatat apa
saja barang kebutuhanmu yang akan digunakan dalam sebuah acara. Mungkin dalam
tahap ini kamu akan mengalami sedikit kesulitan karena kamu dituntut untuk memikirkan
kebutuhan acaramu secara keseluruhan tidak boleh ada yang terlewat namun jangan
khawatir. Cukup fikirkan ini ketika kamu sedang santai dan berisitirahat
kemudian fokuskan dirimu bayangkan sebuah acara yang akan kamu buat lalu lihatlah
barang-barang kebutuhan dalam acara yang ada dibayanganmu kemudian cepat-cepat
untuk mencatatnya dalam sebuah memo agar tidak terlupa.
Tidak perlu berfikir keras, jika memang ide dan pikiranmu
sedang penat pikirkanlah nanti.
5.
DISTRIBUSI
TUGAS
Nah, list kebutuhan yang telah kamu catat
kemudian kelompokanlah dalam beberapa kategori seperti : banner, tiket, konsumsi,
panggung, lighting, dekor. Nah kebutuhan ini perlu kalian kelompokan sesuai
divisi yang telah kamu buat seperti : kebutuhan banner,tiket,promosi dikategorikan
sebagai tugas divisi desain sedangkan kebutuhan panggung,lighting,dekor
diserahkan kepada divisi panggung/dekorasi
Setelah kamu menyusun kebutuhan acara
secara umum dan telah didistribusikan, perintahkanlah anggota divisimu untuk selanjutnya merinci lebih detail apa saja barang-barang
yang dibutuhkan seperti kebutuhan dekorasi maka jika dirinci kebutuhan yang diperlukan
ada kayu,cat,paku dsb sama seperti divisi lainnya.
6.
SURVEI
KEBUTUHAN
Mengapa perlu survei? Hal ini ditujukan
untuk menentukan jatah dana setiap kebutuhan secara akurat sehingga tidak
mengalami kerugian. Biasanya dilakukan dengan bertanya kepada toko harga barang
tersebut kemudian dilist. Baik kebutuhan yang dibeli maupun yang disewa.
Ketika semua informasi dana telah terkumpul kemudian
hitunglah kebutuhan dana yang diperlukan untuk acara secara menyeluruh dan
seimbangkan dengan modal yang kalian miliki. Jika besar pasak daripada tiang
hal yang dapat kalian tempuh dengan mencari barang substitusinya ataupun
menekan biaya kebutuhan yang diperlukan.
7.
MENGAJUKAN
PROPOSAL
Saat konsep acara, kebutuhan yang diperlukan , dana
yang dibutuhkan telah dipersiapkan secara matang, maka langkah selanjutnya
adalah membuat proposal dan mengajukannya kepada pihak sekolah/pimpinan kampus
maupun sponsor. Hal yang biasa ada dalam sebuah proposal contohnya dapat
didownload dibawah ini :
8.
MENCARI
SPONSOR
Sebenarnya hal yang gampang-gampang susah untuk sebuah
acara mendapatkan sebuah sponsor dari sebuah perusahaan karena hal ini berkaitan
dengan keuntungan apa yang bisa didapatkan bagi perusahaan. Langkah suksesnya
yaitu kalian harus mencari ide bagus dalam hal berbagi keuntungan dan cara
membuat sponsor tertarik untuk bekerja sama. Kalian perlu memikirkan keuntungan
apa yang bisa didapat oleh perusahaan jika bekerjasama dan mensponsori acaramu.
Butuh pemikiran kreatif dalam hal ini.
Begitulah kira-kira langkah awal dalam menyusun sebuah
acara sehingga acara dapat terlaksana secara sistematis dan mengurangi resiko seminimal
mungkin.
Semoga informasi ini dapat menginspirasi kalian semua.
Jika ada pertanyaan lebih lanjut silahkan kontak saya.
Terima kasih.