Saturday, March 3, 2018

Bagaimana cara menyusun sebuah acara?


BAGAIMANA CARA MENYUSUN SEBUAH ACARA?

Menyusun sebuah acara bukanlah suatu hal yang mudah untuk dilakukan. Banyak persiapan dan detail kecil yang harus diperhatikan dalam merangkai sebuah acara sehingga acara tersebut dapat terselenggara secara baik dan berkualitas.
Informasi ini merupakan pengalaman saya sendiri sewaktu kelas 2 SMA saat terpilih menjadi seorang ketua pelaksana sebuah acara apresiasi seni sekolah “JAM SASTRA SENI BUDAYA SMANSA”  yang bisa saya kategorikan sebagai acara yang tergolong besar dan rumit
Pengalaman ini merupakan salah satu pengalaman penting dan bermanfaat bagi saya selama aktif berorganisasi di sekolah.
Tidak jarang banyak orang-orang yang bingung untuk membuat sebuah acara. Entah karena bingung harus mengawali rencana acara darimana hingga bingung bagaimana cara menyusun sebuah acara. Oleh karena itu dalam artikel ini saya ingin berbagi pengalaman pribadi saya kepada para pembaca.
Berikut tahapan untuk memulai menyusun sebuah acara :
1.      MEMBENTUK KEPANITIAAN
Tahapan ini adalah tahapan paling dasar ketika kita ingin membuat suatu acara. Tidak mungkin acara akan berjalan lancer apabila tidak ada yang melaksanakan dan menjadi otak dalam sebuah acara.
Untuk membuat struktur kepanitiaan, sebelumnya kalian harus menganalisis kemungkinan apa saja divisi yang dibutuhkan dalam sebuah acara, kepanitiaan bergantung kepada kebutuhan acara dan tidak baku. Secara umum struktur kepanitian yang wajib ada dalam sebuah acara adalah : ketua, bendahara,sekretaris. Mengapa wakil ketua tidak saya tulis? Karena wakil ketua adalah posisi yang opsional tergantung dengan seberapa beratnya suatu acara, jika dirasakan perlu bisa ditambahkan begitupun dengan divisi lainnya. Seperti divisi konsumsi, desain dsb.

2.      MENENTUKAN ANGGOTA KEPANITIAAN
Setelah membuat struktur dalam suatu acara, maka diperlukan orang-orang yang berkompeten dan memiliki kemampuan dibidangnya. Dalam tahap ini hal terpenting yang perlu diperhatikan adalah : pilihlah orang yang berkompeten dan memiliki kemampuan dibidangnya. Kalian terlebih dahulu harus mengukur dan menanyakan kemampuan calon anggota sehingga pada saat penyusunan acara para anggota kepanitiaan akan bekerja keras.
Jika memang kamu tidak mengetahui kemampuan si calon, kamu bisa menanyakan pendapat orang-orang disekitarmu mengenai si calon sehingga kamu dapat memilih anggota kepanitiaan secara objektif.


3.      MENENTUKAN 3W + 1 H  ACARA
Apa yang dimaksud 3W + 1H? yaitu What,where,when dan how.
a.       What mengartikan apa yang akan ditampilkan dalam sebuah acara termasuk tema sebuah acara
b.      Where, dimana acara tersebut dilangsungkan termasuk memikirkan bagaimana tata letak panggung, dekorasi, tempat penonton dsb.
c.       When, kapan acara tersebut dilangsungkan. Rencanakanlah waktu, hari,tanggal,bulan khususnya jam yang tepat untuk melaksanakan acara hubungkan dengan kualitas acara. Misalkan konsep acaramu memerlukan banyak efek cahaya maka tentukanlah waktu pada malam hari. Agar acaramu terlihat lebih artistik.
d.      How, hal ini mengenai bagaimana acara dilangsungkan. Hal ini berkaitan dengan teknis dan cara menyajikan acara itu sendiri semenarik mungkin. Disini kamu membutuhkan orang-orang kreatif dan inovasi yang bisa membantumu dalam membuat sebuah ide bagaimana acara dilangsungkan. Pada intinya orang-orang kreatif merupakan unsur penting dalam hal ini

4.      MENYUSUN KEBUTUHAN
Kamu harus mulai menyusun dan mencatat apa saja barang kebutuhanmu yang akan digunakan dalam sebuah acara. Mungkin dalam tahap ini kamu akan mengalami sedikit kesulitan karena kamu dituntut untuk memikirkan kebutuhan acaramu secara keseluruhan tidak boleh ada yang terlewat namun jangan khawatir. Cukup fikirkan ini ketika kamu sedang santai dan berisitirahat kemudian fokuskan dirimu bayangkan sebuah acara yang akan kamu buat lalu lihatlah barang-barang kebutuhan dalam acara yang ada dibayanganmu kemudian cepat-cepat untuk mencatatnya dalam sebuah memo agar tidak terlupa.
Tidak perlu berfikir keras, jika memang ide dan pikiranmu sedang penat pikirkanlah nanti.

5.      DISTRIBUSI TUGAS
Nah, list kebutuhan yang telah kamu catat kemudian kelompokanlah dalam beberapa kategori seperti : banner, tiket, konsumsi, panggung, lighting, dekor. Nah kebutuhan ini perlu kalian kelompokan sesuai divisi yang telah kamu buat seperti : kebutuhan banner,tiket,promosi dikategorikan sebagai tugas divisi desain sedangkan kebutuhan panggung,lighting,dekor diserahkan kepada divisi panggung/dekorasi
Setelah kamu menyusun kebutuhan acara secara umum dan telah didistribusikan, perintahkanlah  anggota divisimu untuk selanjutnya  merinci lebih detail apa saja barang-barang yang dibutuhkan seperti kebutuhan dekorasi maka jika dirinci kebutuhan yang diperlukan ada kayu,cat,paku dsb sama seperti divisi lainnya.




6.      SURVEI KEBUTUHAN
Mengapa perlu survei? Hal ini ditujukan untuk menentukan jatah dana setiap kebutuhan secara akurat sehingga tidak mengalami kerugian. Biasanya dilakukan dengan bertanya kepada toko harga barang tersebut kemudian dilist. Baik kebutuhan yang dibeli maupun yang disewa.
Ketika semua informasi dana telah terkumpul kemudian hitunglah kebutuhan dana yang diperlukan untuk acara secara menyeluruh dan seimbangkan dengan modal yang kalian miliki. Jika besar pasak daripada tiang hal yang dapat kalian tempuh dengan mencari barang substitusinya ataupun menekan biaya kebutuhan yang diperlukan.

7.      MENGAJUKAN PROPOSAL
Saat konsep acara, kebutuhan yang diperlukan , dana yang dibutuhkan telah dipersiapkan secara matang, maka langkah selanjutnya adalah membuat proposal dan mengajukannya kepada pihak sekolah/pimpinan kampus maupun sponsor. Hal yang biasa ada dalam sebuah proposal contohnya dapat didownload dibawah ini :

8.      MENCARI SPONSOR
Sebenarnya hal yang gampang-gampang susah untuk sebuah acara mendapatkan sebuah sponsor dari sebuah perusahaan karena hal ini berkaitan dengan keuntungan apa yang bisa didapatkan bagi perusahaan. Langkah suksesnya yaitu kalian harus mencari ide bagus dalam hal berbagi keuntungan dan cara membuat sponsor tertarik untuk bekerja sama. Kalian perlu memikirkan keuntungan apa yang bisa didapat oleh perusahaan jika bekerjasama dan mensponsori acaramu. Butuh pemikiran kreatif dalam hal ini.

Begitulah kira-kira langkah awal dalam menyusun sebuah acara sehingga acara dapat terlaksana secara sistematis dan mengurangi resiko seminimal mungkin.
Semoga informasi ini dapat menginspirasi kalian semua.
Jika ada pertanyaan lebih lanjut silahkan kontak saya.
Terima kasih.


0 comments:

Post a Comment

 

dream, life planning and traveling Template by Ipietoon Cute Blog Design